Las probabilidades de que, en algún punto de tu vida, hayas tomado una clase para administrar tu tiempo son altas, o que por lo menos lo hayas leído en libros o hayas intentado utilizar alguna agenda, ya sea física o digital, para priorizar tu día. Y entonces de preguntarás, “¿Por qué, con todo este conocimiento y herramientas, sigo sintiendo que no me alcanza el tiempo para hacer todo lo que tengo que hacer?”
Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj, y el tiempo real. En el tiempo del reloj, tenemos 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Todo el tiempo pasa igual. Cuando alguien cumple 50, tiene exactamente 50 años de vida, no más, no menos.
En el tiempo real, todo el tiempo es relativo. El tiempo se pasa volando o se hace eterno dependiendo lo que estás haciendo. Dos horas en un banco pueden sentirse como 12 años, mientras que un niño de 12 años parece haber crecido en dos horas.
1. Durante una semana, registra tu tiempo. Utiliza un calendario para llevar un registro del tiempo que inviertes en conversaciones, proyectos y actividades (de trabajo y personales). Esto te ayudará a entender cuántas cosas puedes hacer durante el día y a dónde se están yendo tus momentos más valiosos.
2. Agenda citas contigo mismo. Cualquier actividad o conversación que sea importante para tu éxito debería tener un tiempo asignado. Las listas de pendientes se alargan al punto de ser imposibles. Agenda citas contigo mismo y crea bloques de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad.
3. Comprométete con los pensamientos, conversaciones y actividades. Planea pasar, por lo menos, 50 por ciento de tu tiempo comprometido con los pensamientos, actividades y conversaciones que te den los mejores resultados.
4. Agenda tiempo para interrupciones. Planea tener un tiempo para que te interrumpan de lo que estás haciendo. Por ejemplo, puedes tomar el concepto de un profesor teniendo “horas de oficina”, porque al final, éstas son una forma diplomática de decir “interrupciones planeadas”.
5. Dedica los primeros 30 minutos del día a planearlo. Toma los primeros 30 minutos de cada día para planearlo. No empieces el día hasta que hayas terminado la planeación de tu tiempo.
6. Decide qué resultado estás buscando. Tómate cinco minutos después de cada llamada o actividad para decidir si obtuviste los resultados que buscabas y si no, pregúntate qué te hizo falta.
7. Hazle saber al mundo que estás ocupado. Pon un letrero de “No molestar” en tu puerta, o un mensaje en tu correo electrónico o pon tu celular en modo avión cuando tengas que terminar las cosas.
8. No le des tu atención a la gente de manera inmediata. Practica el hábito de no contestar el celular sólo porque está sonando y de no responder a los correos sólo porque aparecieron en tu bandeja. Desconéctate de las mensajerías instantáneas y no le des a la gente tu atención inmediata a menos que sea absolutamente necesario para tu negocio. Mejor agenda un tiempo para responder correos y regresar llamadas.
9. Bloquea el resto de las distracciones. Bloquea las redes sociales que suelen consumir tu tiempo y atención.
10. Ten objetivos realistas. Recuerda que es imposible hacerlo todo, y que las probabilidades de que 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan 80 por ciento de tus resultados, son altas.
Fuente: Agencia Sapiens